Experts, ervaring, schade en schande, het zorgde allemaal voor onderstaande lijst een tips om de no show zo veel mogelijk te beperken en daarmee geld en waste te besparen:?
- Zet social media in voor het creëren van een loyale community
- Zorg voor een hogere attentiewaarde door een persoonlijke uitnodiging
- Bied waardevolle informatie of een relatiegeschenk om potentiele bezoekers aan het evenement te binden
- Draag zorg voor een relevant programma en maak gebruik van crowdsourcing om dit vorm te geven.
- Zorg voor continuïteit in het uitnodigingstraject en neem telefonisch contact op met bezoekers om hun aanmelding definitief te bevestigen.
- Faciliteer een online whitepaper, webinar of videoverslag voor de mensen die op het laatste moment toch niet aanwezig kunnen zijn.
- Nodig op tijd uit: de uitnodiging voor je evenement stuur je ongeveer acht weken van tevoren.
- Persoonlijke uitnodigingen doen het altijd beter dan algemene, dus zorg er tijdig voor dat je database goed op orde is.
- Verder blijkt een papieren uitnodiging nog altijd meer attentiewaarde te hebben dan een digitale, dus dat is ook iets om rekening mee te houden.
- Verder is je uitnodiging natuurlijk in lijn met het thema van het evenement, zodat je gasten de communicatie rond je evenement ook als zodanig herkennen.
- Bevestig iedere aanmelding.
Vaak vergeten, maar zo belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-komt’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen; dat biedt je ook de mogelijkheid deze gast te vragen wanneer hij denkt te arriveren, omdat je hem persoonlijk wilt ontvangen.
- Reminders en social media: ongeveer vijf weken van tevoren stuur je een reminder per mail. Hiermee bied je de genodigden die zich nog niet hebben aangemeld, de mogelijkheid dat alsnog te doen. Dit is ook het moment waarop accountmanagers hun klanten na kunnen bellen om hen te vragen of ze aanwezig zullen zijn.
- Ondertussen kun je op LinkedIn een groep aanmaken, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt.
- Ook andere sociale media zijn hier geschikt voor: discussies op Facebook of statusupdates op twitter zorgen ervoor dat het evenement meer gaat leven, wat de kans op no show aanzienlijk verkleint.
- Een beetje prikkelen mag ook: de genodigden moeten het gevoel krijgen dat ze dit evenement echt niet mogen missen.
- Ongeveer een week van tevoren stuur je alle gasten die zich hebben aangemeld, nog een korte reminder mét afmeldingsmogelijkheid. Op deze manier krijg je misschien wel wat afmeldingen, maar als je daar van tevoren al van op de hoogte bent, kan de catering daar op inspelen.
- Vergeet overigens niet dat de afmeldingsoptie eenvoudig moet zijn: hoe meer handelingen iemand moet verrichten om zich af te melden, hoe kleiner de kans dat hij die moeite neemt.
- Een dag voor het evenement of op de ochtend zelf stuur je alle gasten natuurlijk nog even een – liefst persoonlijk – SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!”
